Trello: Kenali Fitur dan Manfaat Collaborative Tools Ini

Masa pandemi membawa orang-orang terbiasa dengan sistem work from home (WFH). Namun, sayangnya terkadang WFH cukup mempersulit komunikasi dan koordinasi team atau divisi. Jangan khawatir, kini masalah tersebut terjawab dengan hadirnya berbagai tools collaborative, seperti Trello. 

Trello merupakan software untuk project management yang dibuat berdasarkan metode Kanban. Penggunaannya akan mempermudah kita dalam mengelola project kelompok menjadi lebih efisien, terutama pada masa pandemi ini. Oleh sebab itu, tak heran jika sudah ada 50 juta pengguna Trello di dunia. Bahkan perusahaan besar seperti UNICEF juga menggunakannya. 

Trello menjadi tools yang wajib di beberapa perusahaan. Guna mengenalnya lebih lanjut, pada kesempatan kali ini MySkill akan membahas mengenai fitur-fitur utama beserta manfaatnya. 

Mau jadi Digital Marketer? Baca panduan lengkap Digital Marketing berikut.

Fitur-fitur Trello

1. Trello Boards

Trello boards adalah fitur dasar dari platform ini. Boards diibaratkan sebagai papan informasi, semua kegiatan team terdapat di dalamnya. Kita bisa membuat banyak board pada satu project. 

Melalui fitur ini teman-teman mampu melihat progress setiap pekerjaan dengan menggunakan fitur lainnya, yaitu list. Feature bernama list ini merupakan kotak yang dapat kita beri nama guna mengelompokkan status sebuah tugas. Misalnya terdapat 3 list dalam satu board, yang pertama bernama ‘to do list’, kedua ‘on progress’, dan ketiga ‘done’. 

2. Cards Feature

Fitur ini seperti sticky notes berisi sebuah tugas yang terletak di dalam list. Tugas pada tiap card ini perlu karyawan kerjakan. Cards bisa kita pindahkan dari sebuah status list ke yang lainnya dengan cara drag and drop. Jadi ketika atasan memberi tugas card akan masuk pada status to do list. Setelah karyawan mulai mengerjakannya, mereka perlu memindahkan card pada status on progress. Semua orang dalam team akan menerima notifikasi setiap terdapat perpindahan dan penambahan tugas.

Dalam sebuah card terdapat deskripsi tugas beserta tanggal deadline pengerjaan. Di samping itu, ketika tugas sedang on progress atau sudah selesai, kita bisa menyisipkan hasil file-nya pada card supaya atasan bisa mengecek pekerjaan kita. Agar tidak monoton, warna card juga dapat kita ubah sesuai keinginan. 

Tertarik jadi Data Analyst? Baca panduan lengkap Data Analysis ini.

3. Butler Feature

Fitur butler merupakan automation feature dari Trello. Melalui penggunaannya, user dapat membuat perintah dan aturan secara otomatis. Pengaturan bisa berbentuk action button seperti card buttons serta board buttons. 

Pada butler feature, ada pengaturan untuk tugas mingguan agar masuk secara otomatis. Pengaturan tersebut bisa dilakukan dengan mengatur calendar command. Oleh karena itu, automation feature ini juga sangat bermanfaat guna mengatur pekerjaan berulang yang bersifat berkala. 

Mau jadi UI-UX Designer? Cek panduan lengkap UI-UX Design berikut.

4. Intergration

Trello memiliki fitur intergasi dengan berbagai aplikasi lain yang mampu memperluas cakupan fungsinya. Melalui Trello, kita dapat terhubung pada apps penunjang pekerjaan lainnya, sehingga mempermudah proses project management. Beberapa aplikasi integrasi Trello antara lain Github, Jira Cloud, Hootsuite, Adobe XD, Google Drive, Slack dan Mailchimp.

Manfaat Trello

1. Pekerjaan Menjadi Efektif dan Efisien

Berkomunikasi dengan rekan kerja memang dapat kita lakukan melalui email atau aplikasi chatting. Akan tetapi, hal tersebut bukan cara yang tepat dan cepat untuk mengorganisasikan dan merencanakan sebuah project. Penggunaan Trello lebih terpercaya untuk mengatur workflow, sehingga menjadi lebih efektif dan efisien. Melaluinya, sebuah team bisa mengomunikasikan apa yang harus mereka lakukan. Selain itu, kita bisa mengetahui progres setiap tugas dan masalah yang berpotensi menghambat project. 

2. Data Terjamin Aman

Trello sangat memerhatikan aspek keamanan pada software-nya dengan penggunaan sistem security yang tinggi. Bahkan, mereka memanfaatkan komponen konversi data (encryption) yang setingkat dengan sistem bank. Hal itu menjamin bahwa informasi perusahaan tak akan jatuh ke tangan yang salah. Berdasarkan hal tersebut, pengguna tak perlu khawatir dengan data-data perusahaan di dalamnya. 

3. Kolaboratif dan Integratif

Sesuai penjelasan di atas, sifat kolaboratif dari tools ini menjadi salah satu keunggulannya. Semua anggota kelompok dapat mengkomunikasikan berbagai hal terkait project. Seperti memberikan komen, saran, dan dokumen pada setiap card. Hal tersebut mampu mengurangi kesalahpahaman dalam team. Selain itu, sifat intergratifnya juga sangat bermanfaat guna mengelola proyek kelompok. 

4. Dapat Berfungsi sebagai CRM

Walau Trello merupakan collaboration tool, tetapi aplikasi ini juga bisa berfungsi sebagai CRM (Customer Relationship Management) software. Karena terintegrasi dengan business productivity tools lainnya, Trello dapat menunjang proses sales yang berkaitan dengan client. Penggunaannya sebagai CRM software ini sangat cocok untuk bisnis kecil karena harganya terjangkau.

Mau jadi Sales atau Business Development? Baca panduan lengkap Sales & Business Development berikut

Nah, itu dia pembahasan mengenai fitur-fitur Trello beserta manfaatnya. Melalui informasi di atas kita mengetahui bahwa aplikasi ini bisa berfungsi dalam CRM. Sudahkah teman-teman mengenal CRM? Yuk, pelajari lebih lanjut mengenai CRM Marketing bersama MySkill.id! Hal ini sangat penting lo, untuk terjun ke dunia marketing!

Mari terus belajar dan kembangkan skill di MySkill