4 Cara Menulis Penutup Email Profesional

Penutup email adalah bagian penting dari komunikasi profesional. Ini memberikan kesan terakhir kepada penerima dan dapat memengaruhi cara pesan diterima. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui cara menulis penutup email yang profesional agar pesan kita dapat mencerminkan etika bisnis yang baik. Berikut adalah empat cara menulis penutup email yang efektif:

1. Menggunakan Ungkapan Terima Kasih

Salah satu cara yang efektif untuk menutup email adalah dengan menyertakan ungkapan terima kasih. Kita dapat mengungkapkan rasa terima kasih atas waktu dan perhatian penerima terhadap pesan kita. Ungkapan seperti “Terima kasih atas perhatiannya” atau “Kita menghargai waktu yang telah diberikan untuk membaca pesan ini” dapat memberikan kesan positif dan mengindikasikan apresiasi kita terhadap interaksi tersebut.

2. Mengajukan Pertanyaan atau Tindakan Selanjutnya

Agar email kita tidak hanya berakhir begitu saja, kita dapat menyertakan pertanyaan atau langkah-langkah selanjutnya yang diharapkan penerima ambil. Ini memberikan arah dan memberi tahu penerima bahwa kita berharap adanya tindakan atau tanggapan dari mereka. Contohnya, “Mohon balas email ini jika ada pertanyaan lebih lanjut” atau “Kita berharap dapat mendengar tanggapan atau konfirmasi dari Kita segera.”

3. Merangkum Pokok Pembicaraan

Saat menutup email, kita dapat merangkum pokok-pokok penting dari pesan yang telah kita sampaikan. Hal ini membantu penerima untuk memahami dengan jelas apa yang diharapkan dari mereka atau memberikan pemahaman singkat tentang keseluruhan isi email. Rangkuman dapat berupa kalimat singkat seperti “Singkatnya, Kita mencari konfirmasi dari pihak Kita sebelum tanggal tertentu.”

4. Menyediakan Informasi Kontak

Untuk meningkatkan aksesibilitas dan memberikan opsi untuk pertanyaan lebih lanjut, kita dapat menyertakan informasi kontak kita di penutup email. Ini dapat berupa nomor telepon, alamat email, atau referensi ke platform komunikasi lainnya yang digunakan dalam konteks bisnis. Misalnya, “Jangan ragu untuk menghubungi Kita melalui email ini atau melalui nomor telepon Kita di bawah ini jika ada hal yang perlu diklarifikasi.”

Kesimpulan

Menulis penutup email yang profesional adalah keterampilan penting dalam dunia bisnis. Dengan menggunakan ungkapan terima kasih, mengajukan pertanyaan atau tindakan selanjutnya, merangkum pokok pembicaraan, dan menyediakan informasi kontak, Kita dapat menciptakan penutup email yang memberikan kesan positif, efisien, dan memberikan arah bagi penerima. Penting untuk memastikan bahwa penutup email mencerminkan tujuan komunikasi kita dan menggambarkan sikap profesional yang diharapkan dalam lingkungan bisnis. Dengan menerapkan cara-cara ini, Kita dapat memastikan bahwa setiap pesan email yang Kita kirimkan memberikan kesan yang positif dan sesuai dengan norma etika bisnis.

Mari terus belajar dan kembangkan skill di https://myskill.id/.

Tinggalkan Balasan