Daftar Isi
Cara Menawarkan Layanan Event
Menawarkan layanan event kegiatan perusahaan kepada Event Organizer (EO) membutuhkan pendekatan yang efektif dan persuasif. Berikut adalah langkah-langkah lengkapnya:
1. Kenali Kebutuhan dan Tujuan EO
Sebelum menawarkan layanan, kita perlu memahami kebutuhan dan tujuan EO. Pertimbangkan jenis acara yang biasa mereka selenggarakan, target audiens, anggaran, dan preferensi mereka.
2. Persiapkan Portofolio Layanan
Siapkan portofolio layanan yang mencakup semua detail tentang layanan event yang kita tawarkan, seperti konsep acara, dekorasi, hiburan, catering, peralatan audio-visual, dan lain-lain. Pastikan untuk menonjolkan keunggulan dan keunikan layanan kita.
3. Identifikasi Keuntungan bagi EO
Jelaskan secara jelas keuntungan yang akan diperoleh EO dengan menggunakan layanan kita, seperti penghematan waktu dan biaya, kualitas layanan yang tinggi, dukungan penuh dari tim ahli, dan reputasi yang baik.
4. Sampaikan Penawaran dengan Komunikasi yang Efektif
Sampaikan penawaran dengan komunikasi yang persuasif dan profesional. Gunakan bahasa yang menarik dan jelas, serta sertakan detail tentang layanan, harga, dan syarat-syarat kerjasama.
Mau jadi Digital Marketer? Baca panduan lengkap Digital Marketing berikut.
5. Tunjukkan Bukti Kredibilitas
Berikan bukti kredibilitas tentang keberhasilan layanan event sebelumnya yang telah kita lakukan. Testimoni dari klien sebelumnya atau portofolio acara yang telah sukses akan meningkatkan kepercayaan EO terhadap layanan kita.
6. Tawarkan Paket Customized
Berikan opsi paket layanan yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran EO. Ini akan membantu mereka merasa bahwa layanan kita dapat diatur sesuai dengan kebutuhan spesifik acara mereka.
7. Berikan Diskon atau Promo Khusus
Untuk menarik minat EO, berikan diskon atau promo khusus untuk layanan pertama atau untuk acara-acara yang dilakukan secara berkelanjutan.
8. Jadilah Fleksibel
Jadilah fleksibel dalam negosiasi dan penyesuaian dengan kebutuhan EO. Jika mereka memiliki permintaan khusus atau perubahan terhadap layanan yang ditawarkan, berusaha untuk memenuhi keinginan mereka sejauh mungkin.
9. Follow-Up secara Berkala
Lakukan follow-up secara berkala untuk mengevaluasi minat mereka terhadap penawaran kita. Tanyakan apakah mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut atau kebutuhan tambahan yang perlu dipenuhi.
10. Tetap Jaga Hubungan Baik
Setelah berhasil menjalin kerjasama, pastikan untuk menjaga hubungan baik dengan EO. Berikan layanan terbaik selama persiapan acara, dan tetap terhubung setelah acara selesai untuk mendapatkan umpan balik dan peluang kerjasama di masa depan.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini secara cermat, kita dapat meningkatkan kemungkinan berhasil dalam menawarkan layanan event kegiatan perusahaan kepada EO.
Daftar Layanan yang Dapat Ditawarkan Event Organizer
Event Organizer (EO) menawarkan berbagai layanan untuk membantu perusahaan mengatur acara-acara mereka dengan lancar dan sukses. Berikut adalah daftar layanan event kegiatan perusahaan yang bisa ditawarkan EO secara rinci:
1. Konsep Acara
EO dapat membantu dalam merancang konsep acara yang sesuai dengan tujuan perusahaan dan preferensi audiens. Ini mencakup tema, dekorasi, warna, dan suasana keseluruhan acara.
2. Venue Management
Memilih dan mengatur venue yang sesuai dengan kebutuhan acara, termasuk reservasi, pengaturan ruangan, dan koordinasi dengan pihak venue.
3. Peralatan dan Teknologi
Menyediakan peralatan audio-visual, lighting, dan teknologi lainnya yang diperlukan untuk mendukung jalannya acara, seperti sound system, proyektor, dan layar LED.
4. Catering
Menyediakan layanan catering untuk makanan dan minuman, baik untuk coffee break, makan siang, atau gala dinner, sesuai dengan tema dan anggaran acara.
5. Hiburan
Mengatur hiburan untuk meningkatkan pengalaman peserta, seperti live music, DJ, penampilan seni, photobooth, atau aktivitas interaktif lainnya.
6. Registrasi dan Manajemen Peserta
Menyediakan sistem registrasi online atau offline, check-in, dan manajemen peserta untuk memastikan kehadiran yang lancar dan efisien.
7. Transportasi dan Akomodasi
Mengatur transportasi dan akomodasi bagi peserta dari dan ke lokasi acara, serta pengaturan hotel untuk peserta yang membutuhkan.
Mau jadi Sales atau Business Development? Baca panduan lengkap Sales & Business Development berikut.
8. Materi Promosi dan Komunikasi
Membantu dalam pembuatan materi promosi dan komunikasi acara, termasuk desain undangan, website acara, poster, dan materi promosi lainnya.
9. Manajemen Acara
Mengelola semua aspek jalannya acara, mulai dari persiapan hingga pelaksanaan acara dan pascaproduksi. Ini termasuk koordinasi dengan vendor, pemantauan timeline, dan penanganan masalah yang mungkin timbul.
10. Evaluasi dan Laporan
Melakukan evaluasi pascaproduksi untuk mengukur keberhasilan acara, mengumpulkan umpan balik dari peserta, dan menyusun laporan hasil acara untuk perusahaan.
11. Event Branding dan Merchandise
Membantu dalam branding acara, termasuk desain logo, signage, bahan promosi, serta penyediaan merchandise seperti kaos, topi, atau merchandise lainnya.
12. Layanan Tambahan
Menyediakan layanan tambahan sesuai dengan kebutuhan klien, seperti layanan keamanan, penyewaan peralatan tambahan, layanan penerjemah, atau layanan lainnya.
Dengan menyediakan berbagai layanan ini, EO dapat membantu perusahaan untuk mengadakan acara dengan lancar, efisien, dan berkesan.
Mau lancar Bahasa Inggris? Baca panduan lengkap bahasa Inggris, TOEFL, IETLS & Beasiswa ini.
Hal dan Tips yang Perlu Diperhatikan oleh Event Organizer dalam Menangani Agenda
Event Organizer (EO) memegang peran penting dalam menangani event kegiatan perusahaan agar berjalan dengan lancar dan sukses. Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan oleh EO dan tipsnya dalam menangani event kegiatan perusahaan:
1. Memahami Kebutuhan dan Tujuan Acara
EO harus memahami dengan baik kebutuhan dan tujuan dari event perusahaan untuk dapat merencanakan dan mengelola acara dengan efektif.
2. Komunikasi yang Efektif
Menjaga komunikasi yang efektif dengan klien perusahaan untuk memastikan bahwa semua detail dan ekspektasi dipahami dengan jelas.
3. Membuat Rencana Acara yang Terperinci
Menyusun rencana acara yang terperinci termasuk timeline, checklist, dan pengaturan ruang agar memastikan bahwa semua aspek acara tertangani dengan baik.
4. Mengatur Anggaran dengan Bijak
Mengelola anggaran dengan bijak dan mengalokasikan dana secara efisien untuk setiap aspek acara, termasuk biaya venue, catering, hiburan, dan lainnya.
5. Menyediakan Solusi Kreatif
Berpikir kreatif dan menyediakan solusi yang inovatif untuk mengatasi masalah yang mungkin muncul selama persiapan atau pelaksanaan acara.
6. Memilih Vendor dan Mitra Kerja yang Handal
Memilih vendor dan mitra kerja yang handal dan berpengalaman untuk memastikan bahwa semua layanan yang disediakan berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan acara.
7. Menjaga Keselamatan dan Kesehatan Peserta
Menjaga keselamatan dan kesehatan peserta dengan mematuhi protokol kesehatan dan keamanan.
8. Mengelola Registrasi dan Peserta
Mengatur sistem registrasi yang efisien dan memastikan semua peserta terdaftar dengan benar serta mendapatkan informasi yang mereka perlukan sebelum acara dimulai.
9. Menyediakan Hiburan yang Menarik
Memilih hiburan yang sesuai dengan tema dan suasana acara untuk memberikan pengalaman yang berkesan bagi peserta.
10. Memastikan Kelancaran Pelaksanaan Acara
Memantau jalannya acara secara langsung dan siap untuk menangani masalah atau perubahan yang mungkin terjadi selama acara berlangsung.
11. Evaluasi Pasca-acara
Melakukan evaluasi pasca-acara untuk mengidentifikasi hal-hal yang berhasil dan yang perlu diperbaiki di acara mendatang.
12. Memberikan Pelayanan yang Ramah dan Profesional
Memberikan pelayanan yang ramah, profesional, dan responsif kepada klien perusahaan serta peserta acara untuk memastikan kepuasan mereka.
Dengan memperhatikan hal-hal di atas dan menerapkan tips yang tepat, EO dapat menjalankan event kegiatan perusahaan dengan sukses dan memberikan pengalaman yang positif bagi semua pihak yang terlibat.
Mari terus belajar dan kembangkan skill di MySkill
Dibuat oleh tim MySkill, startup pengembangan skill dan karir terbesar di Indonesia. MySkill juga mendapatkan penghargaan dari LinkedIn sebagai Top Startup Indonesia pada 2022 dan 2023. Beberapa sumber referensi tulisan di blog MySkill seperti: Kompas, IDN Times, Forbes, Indeed, Semrush, Hubspot, AIHR, Nielsen Norman Group, Xero, Atlassian, Canva, W3, Grammarly dan sebagainya.