Affinity Diagram adalah alat visual yang digunakan dalam manajemen proyek dan berbagai aspek lainnya untuk mengorganisir, mengelompokkan, dan merumuskan gagasan, data, atau informasi yang kompleks. Dalam artikel ini, kita akan menjelaskan apa itu Affinity Diagram, bagaimana kegunaannya dalam manajemen proyek, memberikan contoh Affinity Diagram, dan menjelaskan langkah-langkah cara membuatnya.
Daftar Isi
Apa itu Affinity Diagram?
Affinity Diagram, juga dikenal sebagai “Metode KJ” (Kawakita Jiro), adalah alat yang dikembangkan oleh ahli statistik Jepang bernama Jiro Kawakita. Tujuannya adalah mengorganisir dan mengelompokkan gagasan, informasi, atau data yang terkait menjadi pola yang lebih bermakna. Biasanya, Affinity Diagram digunakan dalam konteks sesi pemecahan masalah atau proyek yang melibatkan kelompok kerja.
Mau jadi UI-UX Designer? Cek panduan lengkap UI-UX Design berikut.
Kegunaan Affinity Diagram dalam Project Management
Affinity Diagram memiliki banyak kegunaan dalam manajemen proyek, termasuk:
- Pemecahan Masalah Kelompok: Dalam sesi pemecahan masalah kelompok, Affinity Diagram membantu kelompok mengumpulkan berbagai ide atau isu yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi, lalu mengelompokkannya menjadi tema yang lebih besar.
- Perencanaan Proyek: Dalam perencanaan proyek, Affinity Diagram digunakan untuk mengorganisir tugas-tugas, tanggung jawab, dan ketergantungan antara tugas-tugas tersebut, yang membantu dalam perumusan jadwal proyek.
- Pengambilan Keputusan: Dalam pengambilan keputusan proyek, Affinity Diagram dapat digunakan untuk mempertimbangkan pro dan kontra berbagai alternatif, membantu tim proyek memilih solusi terbaik.
Tertarik jadi Data Analyst? Baca panduan lengkap Data Analysis ini.
Contoh Affinity Diagram
Misalkan ada tim proyek yang bekerja pada peningkatan produktivitas di tempat kerja. Mereka ingin mengidentifikasi masalah dan ide-ide yang berkaitan dengan tujuan ini. Setelah mengadakan sesi brainstorming, mereka menciptakan Affinity Diagram berdasarkan tema-tema utama seperti “Alat Kerja,” “Proses,” “Kualifikasi Karyawan,” “Pengembangan Keterampilan,” dan “Komunikasi.”
- Di bawah tema “Alat Kerja,” mereka mengelompokkan masalah yang berkaitan dengan perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan di tempat kerja.
- Di bawah tema “Proses,” mereka mengelompokkan masalah yang berkaitan dengan proses kerja, perubahan yang diperlukan, dan kendala dalam menjalankan proses.
- Di bawah tema “Kualifikasi Karyawan,” mereka mengelompokkan masalah terkait dengan kebutuhan peningkatan kualifikasi karyawan.
- Di bawah tema “Pengembangan Keterampilan,” mereka mengelompokkan ide-ide tentang pelatihan dan pengembangan keterampilan karyawan.
- Di bawah tema “Komunikasi,” mereka mengelompokkan masalah yang berkaitan dengan komunikasi internal di organisasi.
Dengan menggunakan Affinity Diagram, tim proyek dapat dengan jelas melihat dan mengelompokkan masalah dan ide-ide mereka ke dalam tema-tema yang lebih besar, memudahkan pengambilan tindakan.
Mau jago Microsoft Excel? Simak panduan lengkap Excel di sini.
Bagaimana Cara Membuat Affinity Diagram
Berikut adalah langkah-langkah umum untuk membuat Affinity Diagram:
- Sesi Brainstorming: Mulailah dengan sesi brainstorming bersama tim Anda untuk mengumpulkan gagasan, masalah, atau informasi yang berkaitan dengan tujuan proyek atau masalah yang dihadapi.
- Tuliskan Gagasan: Setiap anggota tim harus menulis gagasan atau informasi mereka pada potongan kertas atau catatan stik.
- Kategorisasi: Setelah semua gagasan dikumpulkan, kategorisasi ide-ide ini menjadi tema atau kategori yang lebih besar. Anda dapat melakukannya dengan mengorganisir ide-ide serupa bersama-sama.
- Susun Affinity Diagram: Susun tema-tema atau kategori-kategori ini dalam bentuk diagram. Biasanya, tema-tema utama akan menjadi bagian atas diagram, sementara ide-ide spesifik akan terletak di bawah tema yang sesuai.
- Analisis dan Tindakan: Setelah Affinity Diagram selesai, tim dapat menganalisisnya dan memutuskan langkah selanjutnya yang harus diambil, seperti perencanaan proyek atau pemecahan masalah lebih lanjut.
Mau lancar Bahasa Inggris? Baca panduan lengkap bahasa Inggris, TOEFL, IETLS & Beasiswa ini.
Affinity Diagram adalah alat yang kuat dalam manajemen proyek karena membantu mengorganisir informasi yang kompleks menjadi format yang lebih mudah dipahami dan digunakan. Ini memfasilitasi kolaborasi tim, pemecahan masalah, dan perencanaan proyek yang efektif.
Mari terus belajar dan kembangkan skill di MySkill
Dibuat oleh tim MySkill, startup pengembangan skill dan karir terbesar di Indonesia. MySkill juga mendapatkan penghargaan dari LinkedIn sebagai Top Startup Indonesia pada 2022 dan 2023. Beberapa sumber referensi tulisan di blog MySkill seperti: Kompas, IDN Times, Forbes, Indeed, Semrush, Hubspot, AIHR, Nielsen Norman Group, Xero, Atlassian, Canva, W3, Grammarly dan sebagainya.