Dalam lingkungan kerja, terkadang kita dihadapkan pada situasi di mana kita tidak dapat hadir dalam rapat yang telah dijadwalkan. Dalam hal ini, penting bagi kita untuk memberikan pemberitahuan dengan cara yang profesional dan sopan kepada rekan kerja dan atasan kita. Salah satu cara yang efektif untuk melakukan hal ini adalah dengan menulis email izin tidak hadir rapat. Berikut adalah empat tips untuk menulis email izin tidak hadir rapat yang profesional:
Tertarik jadi Data Analyst? Baca panduan lengkap Data Analysis ini.
Daftar Isi
1. Sampaikan Informasi dengan Jelas dan Singkat
Pertama-tama, kita perlu memastikan bahwa pesan yang kita sampaikan dalam email izin tidak hadir rapat tersebut jelas dan singkat. Sampaikan alasan mengapa kita tidak dapat hadir dengan ringkas namun padat. Hindari penggunaan bahasa yang bertele-tele atau detail yang tidak perlu. Tujuan utama dari email ini adalah memberikan pemberitahuan tentang ketidakhadiran kita dengan jelas dan tepat.
2. Berikan Alasan yang Valid dan Jujur
Ketika memberikan alasan atas ketidakhadiran kita dalam rapat, penting untuk memberikan alasan yang valid dan jujur. Kita harus menjelaskan alasan kita dengan jujur tanpa membuat alasan yang tidak masuk akal atau terdengar tidak meyakinkan. Misalnya, jika kita sakit, katakan bahwa kita sedang sakit dan tidak dapat hadir. Kehandalan dan kejujuran dalam memberikan alasan akan meningkatkan profesionalisme kita di mata rekan kerja dan atasan.
Mau jadi UI-UX Designer? Cek panduan lengkap UI-UX Design berikut.
3. Berikan Pemberitahuan Secara Tepat Waktu
Kita harus memberikan pemberitahuan tentang ketidakhadiran kita dalam rapat dengan waktu yang cukup agar rekan kerja dan atasan bisa membuat penyesuaian yang diperlukan. Usahakan untuk memberikan pemberitahuan setidaknya beberapa hari sebelum rapat dilakukan, kecuali dalam keadaan darurat yang tidak dapat dihindari. Pemberitahuan yang tepat waktu akan menunjukkan sikap profesionalisme dan penghargaan kita terhadap waktu dan jadwal orang lain.
4. Tawarkan Solusi Alternatif
Terakhir, kita dapat menawarkan solusi alternatif atau langkah-langkah yang akan diambil untuk mengatasi ketidakhadiran kita dalam rapat. Misalnya, jika kita memiliki tanggung jawab tertentu dalam rapat tersebut, kita bisa menawarkan untuk memberikan informasi atau materi yang diperlukan sebelum atau setelah rapat dilakukan. Tawaran solusi alternatif ini akan menunjukkan komitmen kita untuk tetap berkontribusi meskipun tidak bisa hadir dalam rapat.
Tertarik Jadi Software engineering? Baca panduan lengkap Software Engineering di sini.
Dengan mengikuti empat tips di atas, kita dapat menulis email izin tidak hadir rapat yang profesional dan sopan. Penting untuk mengingat bahwa cara kita berkomunikasi melalui email dapat mempengaruhi citra dan reputasi kita di tempat kerja. Oleh karena itu, kita harus selalu berusaha untuk menjaga kesan yang baik dengan memberikan pemberitahuan yang tepat waktu, jujur, dan memberikan solusi alternatif jika diperlukan. Semoga tips ini bermanfaat untuk kita dalam menghadapi situasi ketidakhadiran dalam rapat di tempat kerja.
Mari terus belajar dan kembangkan skill di MySkill
Dibuat oleh tim MySkill, startup pengembangan skill dan karir terbesar di Indonesia. MySkill juga mendapatkan penghargaan dari LinkedIn sebagai Top Startup Indonesia pada 2022 dan 2023. Beberapa sumber referensi tulisan di blog MySkill seperti: Kompas, IDN Times, Forbes, Indeed, Semrush, Hubspot, AIHR, Nielsen Norman Group, Xero, Atlassian, Canva, W3, Grammarly dan sebagainya.