8 Cara Membuat Memo dan Contohnya untuk Mempermudah Komunikasi di Kantor

Salah satu alat komunikasi yang penting di lingkungan kantor adalah memo. Memo membantu kita menyampaikan informasi secara singkat dan jelas kepada rekan kerja tanpa perlu mengadakan pertemuan atau mengirim email panjang. Namun, seringkali kita tidak tahu cara membuat memo yang efektif. Untuk itu, di bawah ini akan kita bahas delapan cara membuat memo yang baik beserta contohnya untuk mempermudah komunikasi di kantor.

Mau jadi Sales atau Business Development? Baca panduan lengkap Sales & Business Development berikut.

1. Tentukan Tujuan dan Sasaran

Sebelum mulai menulis memo, kita perlu jelas tentang tujuan dan sasaran komunikasi kita. Apakah kita ingin memberikan informasi, meminta tindakan, atau memperingatkan tentang sesuatu? Dengan menetapkan tujuan dengan jelas, kita dapat menulis memo yang lebih terarah dan efektif.

Contoh:
Memo: Pemberitahuan Jadwal Pelatihan
Tujuan: Memberitahu semua karyawan tentang jadwal pelatihan yang akan dilaksanakan bulan ini.

2. Pilih Format yang Tepat

Format memo harus sederhana dan mudah dipahami. Gunakan heading untuk judul, ikuti dengan badan memo yang berisi informasi, dan akhiri dengan tanda tangan atau informasi kontak yang relevan.

Contoh:

[Judul Memo]

[Badan Memo]

[Tanda Tangan atau Informasi Kontak]

3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Sederhana

Kita harus menghindari penggunaan bahasa yang rumit atau teknis yang mungkin sulit dipahami oleh semua penerima. Gunakan bahasa yang sederhana dan jelas agar pesan dapat tersampaikan dengan baik.

Mau jadi Product Manager? Baca panduan lengkap Product Manager berikut.

Contoh:

Salah: "Adalah imperatif bagi semua karyawan untuk mengikuti protokol keselamatan yang telah ditetapkan."
Benar: "Mohon pastikan semua karyawan mengikuti protokol keselamatan yang telah ditetapkan."

4. Sertakan Detail yang Relevan

Pastikan memo kita mencakup semua detail yang diperlukan agar penerima dapat mengerti informasi dengan baik. Ini termasuk tanggal, waktu, tempat, dan instruksi yang diperlukan.

Contoh:
Memo: Pengumuman Pemeliharaan Server
Tanggal: 25 April 2024
Waktu: 20:00 – 22:00 WIB
Tempat: Ruang Server Utama
Instruksi: Mohon pastikan semua karyawan menyimpan pekerjaan mereka sebelum waktu pemeliharaan dimulai.

5. Gunakan Bahasa yang Ramah

Meskipun memo adalah alat komunikasi formal, kita tetap dapat menggunakan bahasa yang ramah dan sopan. Ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang positif dan mendukung.

Contoh:
Memo: Pengingat tentang Kebijakan Absensi
Pesan: Mohon diingat untuk memberi tahu atasan jika akan absen.

6. Periksa dan Koreksi

Sebelum mengirim memo, pastikan untuk memeriksanya dengan seksama. Periksa kesalahan ejaan, kejelasan pesan, dan detail yang terkait.

Contoh:
Memo: Pemberitahuan Pemeliharaan Sistem Email
Cek: Pastikan tanggal dan waktu pemeliharaan sudah benar.

7. Prioritaskan Informasi Penting

Jika memo berisi banyak informasi, pastikan untuk menyoroti atau menekankan informasi yang paling penting agar tidak terlewat oleh penerima.

Mau jadi Akuntan, Pajak atau Auditor? Baca panduan lengkap Akuntansi, Pajak dan Audit di sini.

Contoh:
Memo: Pemberitahuan Perubahan Kebijakan Cuti
Penting: Mulai bulan depan, kebijakan cuti akan berubah. Harap baca dengan seksama.

8. Tetap Singkat dan Padat

Usahakan untuk menjaga memo tetap singkat dan padat. Penerima akan lebih cenderung membaca memo yang ringkas daripada yang panjang.

Contoh:
Memo: Reminder Rapat Bulanan
Jumlah kata: 30
Kesimpulan: Mohon hadir dalam rapat bulanan besok pukul 09:00 WIB.

Dengan menerapkan cara-cara ini, kita dapat membuat memo yang efektif dan mempermudah komunikasi di kantor. Semoga contoh-contoh di atas dapat membantu kita dalam menyusun memo yang jelas dan informatif bagi rekan kerja kita.

Mari terus belajar dan kembangkan skill di MySkill