Admin support adalah posisi yang penting dalam setiap organisasi atau perusahaan. Mereka berperan dalam menjalankan tugas administratif yang mendukung keberlangsungan operasional suatu bisnis. Artikel ini akan membahas peran, tanggung jawab, keterampilan yang diperlukan, dan syarat menjadi seorang admin support.
Mau jadi HRD? Simak panduan lengkap Human Resource Development di sini.
Daftar Isi
A. Perbedaan antara Admin Support dan Sekretaris
Seringkali, posisi admin support dan sekretaris disamakan. Namun, ada perbedaan utama di antara keduanya. Seorang sekretaris biasanya fokus pada dukungan administratif untuk satu atau lebih eksekutif, manajer, atau departemen, sementara seorang admin support mungkin bekerja untuk seluruh tim atau departemen, memberikan dukungan administratif umum kepada siapa pun yang membutuhkannya.
Mau jadi Product Manager? Baca panduan lengkap Product Manager berikut.
B. Tanggung Jawab Admin Support
Tugas seorang admin support dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan organisasi, namun tanggung jawab umumnya mencakup:
- Menangani Komunikasi: Mengelola komunikasi internal dan eksternal, seperti menjawab telepon, mengirim dan menerima surat, dan menyusun surat atau email.
- Pengelolaan Dokumen: Memelihara dan mengatur dokumen penting seperti laporan, kontrak, dan formulir kepegawaian.
- Penjadwalan: Mengatur janji, rapat, dan acara, serta menyusun agenda untuk anggota tim atau manajer.
- Pembukuan Sederhana: Membantu dalam pencatatan keuangan dasar seperti pembelian kantor atau biaya umum.
- Dukungan Administratif Umum: Menyediakan dukungan administratif umum seperti pengaturan perjalanan, pemesanan ruang rapat, dan pengaturan kebutuhan kantor.
Tertarik jadi Graphic Designer? Baca panduan lengkap Graphic Design di sini.
C. Skill yang Dibutuhkan
Untuk berhasil dalam peran admin support, seseorang harus memiliki berbagai keterampilan, termasuk:
- Keterampilan Komunikasi: Kemampuan untuk berkomunikasi dengan jelas, baik secara lisan maupun tertulis, dan berinteraksi dengan berbagai pihak secara profesional.
- Keterampilan Organisasi: Kemampuan untuk mengelola waktu dan prioritas dengan efisien, serta menjaga dokumen dan informasi teratur dan mudah diakses.
- Keterampilan Teknologi: Pemahaman yang baik tentang perangkat lunak perkantoran seperti Microsoft Office, dan kemampuan untuk mempelajari sistem baru dengan cepat.
- Kemampuan Multitasking: Kemampuan untuk menyelesaikan beberapa tugas sekaligus dan mengalihkan perhatian antara berbagai proyek.
- Kemampuan Problem Solving: Kemampuan untuk mengatasi masalah dengan cepat dan efektif, serta menemukan solusi kreatif untuk tantangan yang muncul.
D. Syarat Menjadi Admin Support
Persyaratan untuk menjadi seorang admin support dapat bervariasi tergantung pada organisasi dan tingkat posisi, namun seringkali membutuhkan setidaknya gelar pendidikan menengah, kemampuan komputer yang baik, dan pengalaman kerja sebelumnya dalam administrasi atau bidang terkait dapat menjadi nilai tambah.
Dengan memiliki keterampilan yang tepat dan kemampuan untuk bekerja dengan efisien dalam lingkungan kerja yang sibuk, seorang admin support memainkan peran kunci dalam mendukung kelancaran operasional dan kesuksesan organisasi.
Mari terus belajar dan kembangkan skill di MySkill
Dibuat oleh tim MySkill, startup pengembangan skill dan karir terbesar di Indonesia. MySkill juga mendapatkan penghargaan dari LinkedIn sebagai Top Startup Indonesia pada 2022 dan 2023. Beberapa sumber referensi tulisan di blog MySkill seperti: Kompas, IDN Times, Forbes, Indeed, Semrush, Hubspot, AIHR, Nielsen Norman Group, Xero, Atlassian, Canva, W3, Grammarly dan sebagainya.