Sekretaris berperan penting dalam keberlangsungan suatu perusahaan. Ia merupakan pintu gerbang yang menjembatani hubungan pimpinan dengan pihak internal maupun eksternal. Attitude dan personality yang baik tentu akan merepresentasikan sekretaris dengan citra perusahaan. Selain kedua hal tersebut, sekretaris juga wajib memiliki skill lain untuk menunjang pekerjaannya. Lalu, apa saja skill yang harus sekretaris kuasai? Mari kita simak pembahasannya berikut ini:
Mau jadi Digital Marketer? Baca panduan lengkap Digital Marketing berikut.
Daftar Isi
1. Kemampuan Komunikasi
Komunikasi merupakan bagian penting yang tak terlepas dari kehidupan sehari-hari. Kemampuan ini tentunya diperlukan semua profesi untuk saling berinteraksi, khususnya bagi seorang sekretaris. Peran sekretaris sebagai orang kepercayaan dan tangan kanan pimpinan, tentunya akan banyak berinteraksi dengan berbagai pihak, maka sangat penting bagi sekretaris memiliki keterampilan komunikasi yang baik, secara lisan maupun tulisan. Hal ini agar memudahkan koordinasi dan tercapainya tujuan pimpinan untuk memajukan perusahaan.
Tertarik jadi Data Analyst? Baca panduan lengkap Data Analysis ini.
2. Terampil dan Cekatan
Tuntutan kerja yang tinggi, menjadikan salah satu keahlian yang harus sekretaris miliki adalah terampil dan cekatan. Sekretaris harus bisa mengorganisir seluruh pekerjaannya dengan baik. Ia tak hanya berperan dalam menentukan jadwal rapat melainkan juga melakukan pekerjaan administratif lainnya, seperti penanganan dokumen, arsiparis, notulen, dan lain-lain. Oleh sebab itu, sekretaris harus terampil dan cekatan untuk bisa melakukan semua pekerjaan di waktu yang sama.
3. Pandai Mengatur Waktu (Time Management)
Pekerjaan sekretaris yang terkadang tidak menentu dengan jadwal-jadwal mendadak, maka penting bagi sekretaris untuk bisa mengatur waktu dengan membuat skala prioritas. Hal ini bertujuan agar sekretaris dapat memprioritaskan pekerjaan dengan segera. Tak hanya pandai mengatur waktu untuk pekerjaannya, sekretaris juga harus bisa mengakomodir jadwal pimpinan. Dengan begitu, perencanaan dan penjadwalan yang matang akan membuat pekerjaan sekretaris menjadi lebih terarah dan efektif.
Mau jago Microsoft Excel? Simak panduan lengkap Excel di sini.
4. Penguasaan Teknologi
Tak bisa dipungkiri saat ini pekerjaan sekretaris melekat pada kemajuan teknologi. Jika dulu banyak pekerjaan yang dilakukan secara manual, seperti pencatatan jadwal rapat di papan atau buku agenda. Namun kini semakin praktis dengan adanya kalender digital dengan pengingat otomatis untuk seluruh peserta rapat. Begitu pula dalam melakukan pemesanan tiket dan akomodasi perjalanan dinas pimpinan yang dapat kamu pesan kapan dan di mana saja melalui platform tour & travel, sehingga penting bagi sekretaris untuk bisa beradaptasi dengan penggunaan dan pengaplikasian teknologi agar pekerjaan semakin praktis dan efisien.
Mau jadi UI-UX Designer? Cek panduan lengkap UI-UX Design berikut.
5. Fleksibilitas dan Problem Solving
Menjadi seorang sekretaris harus siap setiap saat, karena jam kerja sekretaris umumnya menyesuaikan jadwal pimpinan. Jadi bukan hal biasa jika sekretaris bekerja di luar jam operasional. Namun hal ini tergantung dengan kebijakan perusahaan.
Tak hanya itu, menjadi orang terdekat pimpinan, terkadang membuat sekretaris menjadi salah satu orang kepercayaan yang akan diminta untuk memberikan pendapat dan pemikirannya. Dalam hal ini seorang sekretaris tentu memerlukan wawasan yang luas dan pemahaman dalam mengambil keputusan. Oleh sebab itu, sekretaris harus bisa mengambil keputusan baik untuk menyelesaikan pekerjaannya maupun saat koordinasi dengan pimpinan.
6. Kemampuan Berbahasa Asing
Seperti ulasan pada poin pertama bahwa komunikasi tak luput dari kemampuan berbahasa yang baik dan benar. Sekretaris yang bisa menguasai bahasa asing tentu akan menjadi poin plus tersendiri bagi perusahaan untuk membuka banyak peluang bisnis dengan berbagai perusahaan global. Memasuki era industri 4.0 membuat bahasa Inggris menjadi bahasa internasional yang wajib seorang sekretaris kuasai. Tak hanya itu kebutuhan perusahaan untuk sekretaris yang bisa berbahasa Mandarin dan lainnya kian meningkat mengikuti pergerakan ekonomi yang semakin dinamis.
Itulah sobat MySkill, keenam skill yang wajib sekretaris kuasai agar bisa menjadi sekretaris profesional yang dapat diandalkan. Profesi ini tidaklah mudah, tetapi sangat menyenangkan, karena kita dapat berinteraksi dengan berbagai pihak yang membuka kesempatan networking seluas-luasnya. Jika kalian tertarik dengan profesi ini, kalian bisa tingkatkan skill tersebut melalui program e-learning yang ada di MySkill. Jadi, tunggu apa lagi?
Mari terus belajar dan kembangkan skill di MySkill
Dibuat oleh tim MySkill, startup pengembangan skill dan karir terbesar di Indonesia. MySkill juga mendapatkan penghargaan dari LinkedIn sebagai Top Startup Indonesia pada 2022 dan 2023. Beberapa sumber referensi tulisan di blog MySkill seperti: Kompas, IDN Times, Forbes, Indeed, Semrush, Hubspot, AIHR, Nielsen Norman Group, Xero, Atlassian, Canva, W3, Grammarly dan sebagainya.