Apa Itu Invoice?
Invoice adalah dokumen keuangan yang berfungsi sebagai bukti pembelian barang atau jasa. Dokumen ini mencakup detail transaksi, termasuk item yang dibeli, harga, jumlah, tanggal pembelian, dan informasi penjual serta pembeli. Invoice digunakan sebagai alat pembukuan dan transparansi dalam bisnis.
Hal-Hal yang Harus Dicantumkan di Dalam Invoice
- Informasi Penjual dan Pembeli
- Nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email dari penjual dan pembeli harus tercantum dengan jelas di invoice.
2. Nomor Invoice
- Setiap invoice memiliki nomor unik yang membantu dalam pelacakan dan pencatatan transaksi. Nomor ini juga berguna saat berkomunikasi dengan penjual atau pembeli terkait transaksi tertentu.
3. Tanggal Pembelian
- Tanggal saat transaksi dilakukan penting untuk memperjelas kapan barang atau jasa diperoleh atau diberikan.
4. Deskripsi Barang atau Jasa
- Setiap item yang dibeli harus dijelaskan dengan detail, termasuk jumlah, harga per unit, dan total. Deskripsi yang jelas membantu mencegah kebingungan.
5. Harga dan Total Tagihan
- Harga per unit barang atau jasa dikalikan dengan jumlahnya untuk menghitung total tagihan. Ini mencakup subtotal, pajak (jika ada), dan jumlah keseluruhan yang harus dibayar.
6. Batas Waktu Pembayaran
- Invoice sebaiknya mencantumkan batas waktu pembayaran agar pembeli tahu kapan pembayaran harus diselesaikan. Ini dapat berupa tanggal jatuh tempo atau periode waktu tertentu.
Bagaimana Cara Menindaklanjuti Invoice?
Setelah mengirimkan invoice, langkah-langkah ini dapat membantu memastikan pembayaran yang tepat waktu:
- Kirim dengan Cepat
- Kirim invoice secepat mungkin setelah barang atau jasa diserahkan. Ini membantu mempercepat proses pembayaran.
2. Pantau Pembayaran
- Pantau status pembayaran secara berkala. Jika batas waktu pembayaran telah lewat tanpa pembayaran, pertimbangkan untuk mengirim pengingat.
3. Berikan Rincian Pembayaran
- Jika pembayaran terlambat, sertakan rincian tagihan yang mencakup jumlah yang harus dibayar, denda (jika ada), dan petunjuk pembayaran.
4. Komunikasi Terbuka
- Jika ada masalah atau keterlambatan pembayaran, berkomunikasilah secara terbuka dengan pembeli. Diskusikan kemungkinan opsi pembayaran atau atur pembayaran cicilan jika diperlukan.
5. Arsipkan Invoice
- Simpan salinan invoice dan semua korespondensi terkait untuk keperluan audit dan pelacakan keuangan.
Invoice adalah instrumen vital dalam siklus keuangan bisnis. Dengan menyusunnya dengan teliti dan mengelolanya dengan efektif, kita dapat memastikan transaksi bisnis berjalan lancar dan pembayaran diterima dengan tepat waktu.
Mari terus belajar dan kembangkan skill di https://myskill.id/.
Dibuat oleh tim MySkill, startup pengembangan skill dan karir terbesar di Indonesia. MySkill juga mendapatkan penghargaan dari LinkedIn sebagai Top Startup Indonesia pada 2022 dan 2023. Beberapa sumber referensi tulisan di blog MySkill seperti: Kompas, IDN Times, Forbes, Indeed, Semrush, Hubspot, AIHR, Nielsen Norman Group, Xero, Atlassian, Canva, W3, Grammarly dan sebagainya.