Dalam meniti sebuah karier, ada saat-saat dimana kita perlu mengundurkan diri dari suatu perusahaan. Tujuannya entah untuk memulai di perusahaan lain, untuk membangun bisnis, maupun untuk kepentingan lainnya. Ketika ingin mengundurkan diri, kita perlu menyiapkan beberapa hal, salah satunya adalah membuat surat resign. Sudah taukah kalian cara membuatnya?
Daftar Isi
Apa Itu Surat Resign?
Sebelum mengetahui cara membuat surat resign, kita perlu mengenal definisinya terlebih dahulu. Surat resign atau surat pengunduran diri adalah dokumen yang berisi pemberitahuan kepada perusahaan, mengenai pengunduran diri karyawan dari posisinya.
Pengajuan surat ini menandakan pengunduran karyawan secara resmi dari suatu pekerjaan. Karyawan dapat mengirim surat ini dalam bentuk cetak, maupun bentuk soft file melalui e-mail.
Mau jadi HRD? Simak panduan lengkap Human Resource Development di sini.
Tips Membuat Surat Resign
Guna memberikan kesan yang positif, pegawai perlu membuat surat resign yang baik. Terdapat beberapa tips yang perlu kalian perhatikan untuk membuat surat resign dengan benar. Mari perhatikan penjelasannya dengan saksama!
1. Ucapkan Rasa Terima Kasih
Karyawan yang ingin mengajukan pengunduran diri sepatutnya mengucapkan rasa terima kasih, walaupun selama bekerja sempat terlibat kejadian yang kurang baik. Contohnya seperti berdebat dengan kolega atau bermasalah dengan atasan. Dalam membuat surat resign, kalian tetap perlu menyampaikan rasa terima kasih.
Karena bagaimanapun, kalian tetap mendapatkan keuntungan dari perusahaan tersebut. Oleh karena itu, ucapan terima kasih ini perlu tertera agar perusahaan tau bahwa kita menghargai setiap waktu dan pengalaman yang kita terima.
Mau lancar Bahasa Inggris? Baca panduan lengkap bahasa Inggris, TOEFL, IETLS & Beasiswa ini.
2. Tawarkan Bantuan
Keluarnya seorang karyawan dari suatu perusahaan, akan menyebabkan perubahan dalam perusahaan. Contohnya seperti kekosongan posisi, pergantian tanggung jawab, dan lainnya. Untuk menunjukan rasa tanggung jawab, seorang karyawan yang ingin mengundurkan diri dapat menawarkan bantuan pada pihak perusahaan.
Pegawai dapat menawarkan bantuan terkait peralihan pekerjaan, seperti membimbing pegawai baru. Sehingga pegawai baru dapat beradaptasi lebih cepat. Selain itu, pegawai juga dapat membantu dalam pemindahan dokumen-dokumen penting yang masih tersimpan dalam e-mail pribadi.
3. Jangan Berikan Kritik
Sama seperti pada poin sebelumnya, walau kita memiliki banyak kendala dalam perusahaan, tetapi lebih baik jika tidak mengekspresikannya di dalam surat pengunduran diri. Karena surat ini bukan wadah untuk memberikan kritik. Perlu diingat, bahwa kita juga memerlukan referensi dari perusahaan tersebut. Maka dari itu, hindarilah perkataan negatif yang dapat mendorong kesan buruk.
Mau jadi HRD? Simak panduan lengkap Human Resource Development di sini.
4. Periksa Kembali
Setelah membuat surat resign, kita wajib melakukan proofreading dan memeriksanya kembali. Hal ini dilakukan agar menghindari adanya kesalahan-kesalahan kecil maupun besar dalam surat yang akan kita kirim.
5. Berikan Surat Pada waktu yang tepat
Pemberian surat pengunduran diri tidak boleh dilakukan secara mendadak. Karyawan harus melihat kondisi perusahaan ketika ingin mengundurkan diri. Waktu yang baik untuk melakukan pengunduran diri adalah beberapa minggu sebelumnya. Karena perusahaan akan membutuhkan waktu dalam merekrut orang baru untuk mengisi kekosongan.
Pengajuan resign yang mendadak akan mempersulit banyak pihak. Selain itu, perusahaan juga jarang menerima pengajuan resign secara dadakan. Idealnya, pengajuan dapat pegawai lakukan sebulan sebelumnya agar tidak menghambat proses pengunduran diri.
Tertarik Jadi Software engineering? Baca panduan lengkap Software Engineering di sini.
Tata Cara Membuat Surat Resign
Selain tips di atas, kalian juga harus tau bahwa penulisan resignation letter ini dibuat menggunakan format surat bisnis bersifat formal seperti menggunakan header. Untuk penjelasan lebih lanjut, simak tata cara dan format membuat surat resign di bawah ini:
1. Header
Pada bagian Header pegawai harus menyertakan kota, tanggal, dan tahun beserta nama lengkap perusahaan dan alamatnya. Setelahnya, dalam membuat surat resign, pegawai perlu menyertakan salam pada atasan.
2. Isi
Pada awal bagian isi cantumkanlah nama, alamat, dan jabatan kalian sebagai yang bertanda tangan pada surat tersebut. Kemudian pada bagian isi, jelaskan mengenai pernyataan pengunduran diri dan tanggalnya. Lalu, berikan alasan mengapa kalian mengajukan pengunduran diri.
Di samping itu, pada bagian isi sampaikanlah rasa terima kasih kalian dan hal-hal baik lainnya pada perusahaan. Tawarkan juga bantuan kalian untuk ikut serta dalam membantu proses peralihan pegawai baru pada bagian isi.
3. Penutup
Tahap terakhir adalah bagian penutup. Dalam bagian ini, ucapkan permintaan maaf dan harapan kalian akan kesuksesan perusahaan tersebut untuk kedepannya. Untuk menutup surat, tuliskan salam penutup dan nama jelas kalian di bagian bawah surat.
Mau jadi Product Manager? Baca panduan lengkap Product Manager berikut.
Itu dia tips dan tata cara membuat surat resign yang baik. Semoga informasi tadi bermanfaat, ya! Oh, ya. Bagi kalian yang tengah mempersiapkan karier. Yuk, ikuti kelas Sukses Menghadapi Wawancara dari MySkill.id untuk mempersiapkan diri dalam interview kerja.
Mari terus belajar dan kembangkan skill di MySkill
Dibuat oleh tim MySkill, startup pengembangan skill dan karir terbesar di Indonesia. MySkill juga mendapatkan penghargaan dari LinkedIn sebagai Top Startup Indonesia pada 2022 dan 2023. Beberapa sumber referensi tulisan di blog MySkill seperti: Kompas, IDN Times, Forbes, Indeed, Semrush, Hubspot, AIHR, Nielsen Norman Group, Xero, Atlassian, Canva, W3, Grammarly dan sebagainya.