Seiring berjalannya perkembangan teknologi saat ini yang memudahkan banyak hal bagi manusia, termasuk proses rekrutmen kerja. Dahulu, Jauh sebelum ada perkembangan aplikasi e-mail, melamar pekerjaan dilakukan dengan mencetak berkas lamaran secara fisik, lo! Surat penting seperti CV, surat motivasi kerja, hingga sertifikat pendukung lainnya dikirim menggunakan amplop ke perusahaan yang akan kita tuju.
Tak hanya itu saja, coba tanyakan pada ayah dan ibu, bisa jadi, mereka memiliki pengalaman mencari pekerjaan dengan berdesak-desakan di event semacam Job Fair. Namun, sejalan dengan pergeseran tren dan pesatnya digitalisasi, melamar kerja bisa kita lakukan secara online dengan melalui surat elektronik, platform situs pencari kerja, atau aplikasi LinkedIn.
Kini, melamar kerja melalui e-mail bukan hal yang baru. Sayangnya, sebagian jobseeker masih tidak tahu tata cara mengirim e-mail lamaran kerja yang baik dan benar. Tak jarang, surat lamaran kerjanya tidak kunjung direspon oleh HRD.
Maka dari itu, kali ini Myskill akan memberikan 10 cara mengirim e-mail lamaran kerja yang baik dan benar. Jangan lupa simak artikelnya sampai selesai ya, Sobat!
Baca juga: 21 Pertanyaan Interview dan Cara Menjawabnya
1. Persiapkan Berkas Lamaran Kerja yang Penting
Dalam melakukan proses lamaran kerja lewat e-mail, persiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan. Jangan lupa untuk memerhatikan persyaratan apa saja yang tercantum pada iklan lowongan kerja. Teliti kembali penamaan file dokumen sebelum kita kirim. Contoh format penamaan CV seperti, “CV_(Nama kamu)”. Sedangkan untuk file portofolio, Sobat bisa menggunakan format sebagai berikut, “Portfolio_(Nama Kamu)”.
Buat semua berkas dalam bentuk PDF agar format tulisan tidak berubah-ubah dan rapikan menjadi satu rangkaian file saja. Ingat, permudah HRD dalam mengecek datamu, sehingga dapat memberikan kesan yang baik.
2. Menggunakan Bahasa yang Sopan dan Formal
Pastikan kamu selalu membuat surat lamaran (cover letter) dan body e-mail dengan menggunakan bahasa yang sopan dan formal. Perhatikan penggunaan tata bahasa, tanda baca, dan huruf kapital agar HRD mudah memahami isi surat lamaran kamu, ya.
Selain itu, baca ulang kembali surat lamaran dan body e-mail yang sudah Sobat tulis. Pastikan tidak ada kesalahan dalam penulisan (typo). Jika kamu menggunakan bahasa Inggris, teliti grammar-nya ya. Dengan begini, HRD akan terkesan dengan surat lamaran yang sudah Sobat kirimkan. Hal ini juga membuat kamu dapat HRD nilai sebagai pribadi yang profesional dan rapi.
3. Membuat Keterangan Subject E-mail Lamaran dengan Jelas
Pada setiap iklan lowongan kerja, perusahaan akan mencantumkan subject yang bisa pelamar gunakan pada saat mengirim e-mail. Contoh formatnya seperti (nama)_(posisi yang dilamar). Namun, sayangnya masih banyak pendaftar yang nggak menganggap penting hal tersebut.
Kenapa perlu mencantumkan subject pada saat melamar kerja lewat surat elektronik? Yup, tentu karena bisa saja company menerima ratusan bahkan ribuan orang yang melamar. Apakah Sobat terbayang, berapa banyak e-mail yang masuk di tangan para HRD?
Untuk itu, HR biasanya akan menyeleksi lamaran online yang masuk berdasarkan keterangan subject. Nah, jika kamu mengirimkan berkas tanpa subject atau bahkan subjectnya tidak sesuai, besar kemungkinan e-mail kamu tidak akan masuk ke dalam penyeleksian tersebut.
Apabila ada kasus di mana dalam iklan lowongan kerja perusahaan tidak harus mencantumkan subject yang disertakan, Sobat bisa menulisnya dengan format sebagai berikut: (posisi yang dilamar)_(nama). Sebagai contoh, “Lamaran Pekerjaan: Content Writer_Arief Budiman”.
Baca juga: Sudahi Resahmu! Ikuti 7 Tips Ini Saat Hendak Melakukan Interview Kerja di Perusahaan Idaman
4. Mengisi Bagian Body E-mail
Tidak hanya bagian subject e-mail saja yang penting lo, Sobat, bagian body e-mail juga tidak kalah pentingnya. Hingga kini, banyak jobseeker yang masih bingung dalam mengisi body e-mail untuk melamar kerja. Padahal, hal ini sangat penting untuk menunjukkan antusiasme pada pekerjaan yang kita tuju.
Bagian isi ini bisa kita katakan seperti ‘salam pembuka’ untuk perekrut. Hal tersebut bisa menjelaskan maksud kamu mengirim lamaran, memberikan gambaran diri kepada perusahaan, dan tentunya memberikan kesan baik untuk HRD.
Dalam pengaplikasiannya, kamu bisa menuliskan beberapa hal berikut ini:
- Perkenalan diri;
- Nama posisi yang kamu lamar;
- Kualifikasi apa yang kamu miliki untuk bekerja di posisi yang dilamar;
- cerita singkat pengalaman kerja atau kegiatan yang relevan;
- Ucapan terima kasih dan memberikan kontak yang bisa perekrut hubungi.
5. Pastikan Ukuran Lampiran Dokumen Tidak Besar
Saat menerima e-mail dari jobseeker, HRD akan membuka dan mengunduh berkas yang kamu lampirkan. Sebaiknya, ukuran dokumen tidak lebih dari 2MB ya, Sobat. File pendukung yang berat membutuhkan waktu lama untuk mengunduhnya. Apabila ukuran surat terlalu besar, kamu bisa mengompresnya sampai ukurannya sesuai. Hindari mengirim lampiran file dalam format ZIP, rar, dan HTML.
6. Menggunakan Alamat E-mail yang Profesional
Poin ini mungkin terlihat sepele, tapi kalau masih menggunakan alamat e-mail yang masih kurang proper, coba Sobat ganti mulai sekarang. Gunakan nama e-mail yang sederhana dan terbaca dengan mudah, misalnya menggunakan nama aslimu. Dengan begini, kamu tidak akan dikira bot atau email spam.
7. Mengirimkan Satu Lamaran ke Berbagai Perusahaan Sekaligus
Hayoo, siapa yang masih melakukan ini? Banyak sekali pelamar kerja yang masih mengirimkan surat lamarannya ke banyak perusahaan dalam satu kali kirim sekaligus. Waduh, memang sih, otomatis cepat menggunakan cara seperti itu! Akan tetapi, ini adalah perbuatan yang big no banget deh, Sobat. Sebab, tindakan ini hanya akan membuatmu tampak tidak serius dan malas. Kirimkan satu e-mail rekrutmen kerja untuk satu lowongan saja, bahkan walaupun posisi yang kamu lamar sama.
Baca juga: 4 Perbedaan CV dan Resume, Jobseeker Wajib Tahu!
8. Jangan Lupa untuk Periksa Ulang Dokumen
Poin ini menjadi sangat penting, sebab pelamar harus benar-benar yakin bahwa kesiapan dokumen sudah sesuai, baik itu dari tulisan isi subject, body e-mail, dan format dokumen. Hal ini dilakukan untuk mencegah kesalahan kecil seperti typo ataupun kekurangan berkas pendukung yang perlu kita cantumkan.
9. Perhatikan Waktu dalam Mengirim E-mail
Pilih waktu yang tepat untuk mengirimkan berkas kita ya, guys! Berdasarkan penelitian dari Business Insider, jam 06.00 hingga 10.00 pagi adalah waktu terbaik untuk mengirim e-mail. Atau bisa juga kamu menyesuaikan dengan jam kerja yang berlaku. Biasanya saat pagi hari, HRD akan mengecek pesan elektronik yang masuk.
Mengirim file pada pagi hari memberikan peluang e-mail kamu berada di paling atas dan akan terlihat oleh perekrut. Hindari mengirimkan dokumen pada hari libur atau di luar jam kerja ya, Sobat! Sebab, kecil kemungkinan HRD akan mengecek pesan masuk perusahaan di waktu tersebut.
Itu dia 9 cara mengirim e-mail lamaran kerja yang baik dan benar. Bagaimana menurut kamu, apakah sudah sesuai? Jangan lupa untuk join di E-learning dan Bootcamp bersama MySkill! Mau konsultasi dan Review CV kamu dengan HRD berpengalaman juga ada, lo! Demi mendapatkan karier masa depan yang lebih baik, pokoknya kamu harus cuss daftar! Btw, semoga artikel ini membantu ya, Sobat MySkill!
Penulis: Arief Budiman
Editor: Alifa Justisia
