Dalam sebuah perusahaan, terdapat berbagai posisi dengan tugas dan perannya masing-masing. General affair adalah salah satu posisi yang ada dan mempunyai peran penting di dalam suatu perusahaan. Apakah kalian sudah mengetahui apa itu general affair? Yuk, kita simak penjelasanya di bawah ini!
Daftar Isi
Pengertian General Affair
General affair (GA) adalah pekerjaan yang memiliki tanggung jawab dalam mengurus kegiatan operasional perusahaan. Pekerjaan mereka akan berkaitan dengan kebutuhan fasilitas kantor, perizinan, dan masalah hubungan eksternal ataupun internal.
Beberapa perusahaan biasanya menggabungkan unit GA dengan tim Human Resource Development (HRD) ataupun tim Purchasing. Namun, terdapat juga beberapa perusahaan besar yang memisahkan unit GA dengan unit lainnya, sehingga unit tersebut dapat berdiri sendiri.
Mau jadi Digital Marketer? Baca panduan lengkap Digital Marketing berikut.
Tugas General Affair
Pada umumnya, tugas general affair adalah menyediakan kebutuhan seluruh unit perusahaan. Baik keperluan dalam bidang administratif maupun keperluan rutinitas. Guna mengetahuinya lebih lanjut, berikut adalah tugas-tugas yang harus mereka kerjakan dalam perusahaan:
1. Pengadaan Barang
Ada kalanya kantor akan kehabisan beberapa barang ataupun rusak, seperti habisnya persediaan kertas A4 dan rusaknya sebuah printer lama. General affair bertugas dalam melakukan penggantian dan pengadaan barang tersebut. Mereka juga bertugas untuk mengurus proses pembelian barang, termasuk mencari barang yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan.
Pengadaan barang harus dilakukan dengan tujuan jelas, karena perusahaan juga perlu menekan biaya pengeluaran asetnya. Maka dari itu, GA perlu memperhatikan anggaran yang akan mereka keluarkan.
2. Pemeliharaan Aset Kantor
Tak hanya memproses pembelian barang, posisi ini juga bertanggung jawab untuk memelihara aset kantor. Mereka juga perlu memantau karyawan agar menggunakannya dengan berhati-hati. Hal tersebut berkaitan dengan bahasan poin sebelumnya, yaitu guna menekan anggaran dalam pengadaan barang.
Tertarik jadi Data Analyst? Baca panduan lengkap Data Analysis ini.
3. Mengurus Pembayaran Rutin
General affair memiliki tugas untuk mengurus pembayaran barang. Khusus untuk barang semi permanen, divisi ini bertanggung jawab melakukan pembayaran secara rutin. Contohnya, seperti kertas, tinta, printer, dan alat-alat kantor lainnya.
Selain itu, mereka juga bertugas mengurus pembayaran berkala seperti tagihan listrik, air, telephone, dan internet (Wi-Fi). Umumnya, pembayaran berkala di perusahaan besar akan mereka lakukan secara otomatis melalui sistem yang terintegrasi.
4. Menangani Gaji Freelancer
Beberapa perusahaan memiliki pekerja lepas atau freelancer guna menunjang aktivitas bisnis. Sementara freelancer tidak termasuk golongan pegawai kantor biasa. Sistem upahnya pun berbeda dengan pegawai biasa, yaitu berdasarkan sistem harian.
Karenanya gaji pekerja lepas masuk ke dalam kebutuhan bulanan, maka penanganan gaji freelance ini adalah ranah kerja general affair. Mereka juga akan berperan menentukan besar upah yang akan didapatkan freelancer.
Mau lancar Bahasa Inggris? Baca panduan lengkap bahasa Inggris, TOEFL, IETLS & Beasiswa ini.
5. Mengurus Renovasi dan Pembukaan Cabang Baru
Guna mengembangkan bisnisnya, banyak perusahaan memutuskan untuk membuka cabang baru. General affair biasanya akan terlibat dalam proses pembukaan kantor cabang ini. Posisi ini akan berperan dalam mengelola anggaran dan kebutuhan logistik. Oleh karena itu, GA juga akan mengurus kelayakan aset maupun estimasi pengeluaran. Selain pembukaan cabang baru, mereka juga memiliki peran pada permasalahan renovasi kantor tersebut.
Skill yang Dibutuhkan
Berdasarkan penjelasan mengenai tugasnya, guna menjadi seorang GA kita perlu memiliki beberapa kemampuan tertentu. Mari, kita simak bersama pembahasan mengenai skill yang kita butuhkan untuk menjadi general affair!
1. Memiliki Kemampuan Administrasi dan Manajemen
Penting bagi seorang GA untuk mempunyai kemampuan manajemen dan administrasi yang baik. Kemampuan tersebut mengacu pada teknik mengorganisasi dan kemampuan menangani masalah administrasi perusahaan.
2. Problem Solving
Mempunyai kemampuan problem solving atau memecahkan masalah merupakan aspek yang wajib dimiliki seorang general affair. Kemampuan ini dapat menjadi aset yang bisa mempercepat progres sebuah tim saat menghadapi masalah. Membuat keputusan adalah hal krusial dalam perusahaan. Oleh sebab itu, kemampuan problem solving juga mereka perlukan, supaya dapat menentukan secara tepat dan cepat ketika menghadapi masalah.
Mau jadi HRD? Simak panduan lengkap Human Resource Development di sini.
3. Kemampuan Komunikasi yang Baik
Posisi ini akan sering melakukan interaksi dengan pihak eksternal maupun internal. Karenanya, general affair dituntut mampu berkomunikasi dengan baik. Cara mereka berinteraksi dengan orang-orang adalah aspek penting untuk membangun kepercayaan. Selain itu, berguna untuk menghindari kesalahpahaman dengan orang lain.
Nah, itu dia pembahasan mengenai general affair. Bagaimana, apa kalian tertarik untuk berkarier di bidang tersebut? Apakah kalian sudah mempersiapkan diri untuk meniti karier? Yuk, persiapkan diri kalian untuk memulai karir dengan mengikuti kelas dari MySkill.id guna Membangun Jenjang Karir Kepemimpinan yang baik!
Mari terus belajar dan kembangkan skill di MySkill
Dibuat oleh tim MySkill, startup pengembangan skill dan karir terbesar di Indonesia. MySkill juga mendapatkan penghargaan dari LinkedIn sebagai Top Startup Indonesia pada 2022 dan 2023. Beberapa sumber referensi tulisan di blog MySkill seperti: Kompas, IDN Times, Forbes, Indeed, Semrush, Hubspot, AIHR, Nielsen Norman Group, Xero, Atlassian, Canva, W3, Grammarly dan sebagainya.